Datenschutz — Offerium

Zwei Verhältnisse, zwei Rollen

Die meisten Missverständnisse über ein Werkzeug wie dieses fangen damit an, dass die beiden verwechselt werden. Deshalb stehen sie ganz oben.

Website und Anfragen nach frühem Zugang. Hier ist Offerium selbst Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Die Post, die Angebote und die Unterlagen Ihres Betriebs. Ihr Betrieb entscheidet, welche Postfächer Offerium verbinden darf und was mit dem geschieht, was dort gefunden wird. Offerium verarbeitet das ausschließlich auf Weisung und zu keinem eigenen Zweck: Ihr Betrieb ist Verantwortlicher, Offerium ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, geregelt in einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wenn Sie in einem Kundenbetrieb arbeiten und wissen wollen, was über Sie gespeichert ist, wenden Sie sich zuerst an Ihren Betrieb. Offerium hilft ihm, die Auskunft zu geben.

Verantwortlicher: Valinor Innovations GmbH
Anschrift: Tal 44, 80331 München, Deutschland
Kontakt in Datenschutzfragen: sirma@offerium.ai

Die Website

Diese Website nutzt keine Analyse-Werkzeuge, setzt kein Werbe- oder Tracking-Cookie und lädt nichts von Dritten nach. Die Schriften liegen auf unseren eigenen Servern: beim Aufruf einer Seite geht keine Anfrage an Google oder an sonst jemanden.

Ein Cookie. Es enthält „de“ oder „en“ — die Sprache, die Sie oben im Kopf gewählt haben — und sonst nichts. Es ist keine Kennung und sagt nichts über Sie aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, und nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil es für die gewünschte Anzeige unbedingt erforderlich ist.
Server-Protokolle. Der Hoster protokolliert, was ein Webserver üblicherweise protokolliert: Adresse, Seite, Zeitpunkt, Browser. Zweck ist die Auslieferung der Seite und der Betrieb des Dienstes, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Das Formular für frühen Zugang. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und, wenn Sie sie angeben, Ihr Betrieb, wo Ihre Anfragen ankommen und ungefähr wie viele im Monat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertraglich auf Ihre Anfrage hin.

Was in einem verbundenen Arbeitsbereich liegt

Angebotspost und ihre Anhänge, so wie sie angekommen sind, mit Prüfsumme, damit sich der Bestand gegen das Original prüfen lässt.
Die Angebote selbst: Auftraggeber, Bauvorhaben, Aktenzeichen, Abgabefristen, Preise, was hinausging und wie es ausging.
Unterlagen des Betriebs: Versicherungsnachweise, Referenzen, Standardtexte, jeweils mit Gültigkeit.
Die Personen im Arbeitsbereich: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, ob sie freigeben dürfen.
Ein Protokoll darüber, wer was wann und von wo getan hat — und was einer freigebenden Person vorlag, als sie freigegeben hat.

Es wird nichts nach Kalender gelöscht. Ein Angebot von vor vier Jahren ist der Beleg, aus dem das nächste bepreist wird; genau dafür ist das Einlesen der Historie da.

Die Postfach-Berechtigung: bekommen und behalten sind zweierlei

Weder Google noch Microsoft verkauft eine Berechtigung, die sich auf die Angebotspost beschränkt. Die engste, die es bei beiden gibt, umfasst das ganze Postfach. Offerium bekommt also mehr, als es behält — und deshalb steht auf dieser Seite, was Offerium behält, und nicht eine Behauptung über die Reichweite der Berechtigung, die nicht zuträfe.

Offerium behält nur Angebotspost. Eine Nachricht, die nicht mit einer Anfrage, einer Ausschreibung, einem Angebot, einer Änderung der Ausschreibungsunterlagen, einem Zuschlag oder einer Absage zu tun hat, wird verworfen und wird nie Teil des Arbeitsbereichs. Verbindet jemand sein eigenes Postfach, sehen die Kolleginnen und Kollegen die Angebotspost an ihrem Angebot — den Rest sieht niemand.

Offerium verschiebt, löscht, markiert und sortiert keine Nachricht. Die Schnittstellen im Programm haben dafür keine Funktion, und der Vertrag, gegen den jede Anbindung geschrieben ist, untersagt es — die Zusage hält damit auch gegen einen Programmfehler. Eine Berechtigung reicht weiter als diese Zusage: Ein Angebotspaket, das für eine einzelne Übertragung zu groß ist, wird als Entwurf versandt, und Microsoft erteilt das Anlegen von Entwürfen als Lese- und Schreibrecht. Sie ist über Exchange auf die eine Adresse begrenzt, aus der Angebote rausgehen, und sie steht unten mit den übrigen.

Beschäftigtendatenschutz: das Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters wird nur mit deren eigener Anmeldung und deren eigener Einwilligung verbunden, nie durch die Administration. Verantwortlich für diese Verarbeitung bleibt der Betrieb (§ 26 BDSG, Art. 88 DSGVO). Wo ein Betriebsrat besteht, kann ihm bei Systemen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zustehen; das ist vor der Einführung zu klären und Offerium liefert dafür die Unterlagen.

Google Workspace:

Anmeldung: openid https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile; Sagt Offerium, wer Sie sind, und liefert Name und dienstliche Adresse. Die Anmeldung fasst keine Post an.
Ein verbundenes Postfach lesen: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly; Findet die Anfragen und ihre Anhänge, damit Abgabefrist, Abgabeweg, Ortstermin und Anforderungen aus den Unterlagen herausgeholt werden können. Die Berechtigung umfasst das Postfach; behalten wird die Angebotspost.
Ein freigegebenes Angebot versenden: https://www.googleapis.com/auth/gmail.send; Versendet über die eine gemeinsame Adresse des Betriebs, nie im Namen einer Person und nie etwas, das eine freigebende Person nicht vollständig gesehen hat.
Der Angebotskalender: https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created; Ein eigener Kalender, den Offerium selbst anlegt. Diese Berechtigung reicht bauartbedingt an keinen Kalender heran, den Offerium nicht angelegt hat — Ihr eigener Terminkalender liegt außerhalb.
Das freigegebene Angebot ablegen: https://www.googleapis.com/auth/drive.file; Schreibt die freigegebene Fassung in den einen Ordner, den eine freigebende Person ausgewählt hat, und sonst nirgendwohin. Die Auswahl selbst erteilt den Zugriff; Offerium durchsucht das Laufwerk nicht.

Microsoft 365:

Anmelden: openid profile email offline_access; Teilt Offerium mit, wer Sie sind, und übermittelt Ihren Namen und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Durch die Anmeldung wird keine Post gelesen. offline_access hält die Anmeldung aufrecht, ohne erneut zu fragen; ein Zugriff auf Post ist damit nicht verbunden.
Ein gemeinsames Postfach lesen: Mail.Read (Anwendung, Exchange-RBAC); Begrenzt auf die Postfächer, die Ihre Administration benennt — und anschließend wird die mandantenweite Zustimmung entfernt. Ohne dieses Entfernen addieren sich die beiden Erteilungen, statt sich zu begrenzen; deshalb gehört es zur Einrichtung und ist kein Aufräumen danach.
Ein persönliches Postfach lesen: Mail.Read (delegiert); Wird von der Person erteilt, der das Postfach gehört, über deren eigenen Einladungslink — und von niemandem sonst. Wer für den Betrieb zustimmen darf, darf nicht für die Post einer Kollegin zustimmen.
Ein freigegebenes Angebot versenden: Mail.Send (Anwendung); Begrenzt auf das gemeinsame Versandpostfach und getrennt vom Lesen erteilt.
Versand großer Angebotspakete: Mail.ReadWrite (Anwendung); Ein Paket, das für eine einzelne Übertragung zu groß ist, geht als Entwurf raus, und Microsoft erteilt das Anlegen von Entwürfen als Lese- und Schreibrecht. Über Exchange auf die eine Versandadresse begrenzt und nur dafür verwendet, den Entwurf anzulegen, die Dateien anzuhängen und ihn zu versenden. Die meisten Angebote brauchen sie nie.
Der Angebotskalender: Calendars.ReadWrite (Anwendung); Begrenzt auf das gemeinsame Angebotspostfach und auf keinen anderen Kalender im Haus.
Das freigegebene Angebot ablegen: Sites.Selected (Anwendung); Eine Bibliothek oder ein Ordner, von Ihrer Administration ausgewählt, samt Inhalt — und nichts daneben.

Wird ein Postfach getrennt, hört das Lesen sofort auf. Die bereits gefundenen Angebote bleiben, und Ihre Historie schrumpft nicht.

Google-Nutzerdaten: die Limited-Use-Erklärung

Offerium erreicht Gmail über die offiziellen Schnittstellen von Google, mit einer Berechtigung, die Google als „restricted“ einstuft. Google verlangt von einer solchen Anwendung die ausdrückliche Erklärung, dass der Umgang mit den Daten den Limited-Use-Vorgaben entspricht. Diese Erklärung geben wir hier im Wortlaut von Google ab, unübersetzt, weil Google sie in dieser Form prüft:

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Google Workspace user data and developer policy, developers.google.com

Im Klartext, und das ist es, was mit den Daten aus Google tatsächlich geschieht:

Sie dienen dazu, Ihre Angebote zu finden, vorzubereiten, zu prüfen, freizugeben, zu versenden und festzuhalten — also den Funktionen, die Sie vor sich sehen — und sonst nichts.
Sie werden nicht verkauft und an niemanden für Werbung, Bonitätsbewertung oder Datenhandel weitergegeben.
Sie fließen in kein allgemeines Modell des maschinellen Lernens ein, weder zum Training noch zur Verbesserung. Heute schickt Offerium überhaupt keine Kundenpost und keine Kundenunterlage an ein fremdes Modell; sollte sich das ändern, geschieht es unter einem Vertrag, der Training und Speicherung untersagt, und diese Seite ändert sich mit.
Niemand bei Offerium sieht Ihre Nachrichten an — außer Sie bitten zu einem bestimmten Vorgang um Hilfe und stimmen zu, es ist zur Aufklärung von Missbrauch oder für die Sicherheit des Dienstes nötig, oder das Gesetz verlangt es.
Weitergegeben werden sie an die unten genannten Dienstleister, die den Betrieb besorgen, und an niemanden sonst.

Für die Daten aus Microsoft 365 gilt dasselbe. Microsoft formuliert seine Vorgaben anders; Offerium verhält sich nicht anders.

Wo die Daten liegen und wer sie sonst noch anfasst

Server und Datenbank von Offerium stehen in Frankfurt am Main. Das gilt für alle Kunden, deutsche wie amerikanische.

Render: Hosting. Webdienst und Datenbank laufen in der Region Frankfurt. Render ist ein US-amerikanisches Unternehmen.
Resend: Versand der Anmeldelinks per E-Mail. Erhält die Adresse, an die ein Link geht. Resend ist ein US-amerikanisches Unternehmen.
Google · Microsoft: Ihr eigener Postfachanbieter, erreicht über dessen offizielle Schnittstellen. Ihre Post liegt ohnehin dort; was Offerium davon hat, ist die behaltene Angebotspost.

Zwei davon sind amerikanische Unternehmen. Deshalb steht hier nicht der Satz „es verlässt nichts die EU“ — er wäre falsch, und eine Zusage, die an einem Endpunkt nicht stimmt, ist weniger wert als eine zutreffende Beschreibung. Diese Übermittlungen sind über die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Abschottung, Verschlüsselung und das Protokoll

Ein Arbeitsbereich je Betrieb, durchgesetzt in den Abfragen und nicht in der Oberfläche. Es gibt keine Ansicht und keinen Export, der an die Daten eines anderen Betriebs käme.
Verschlüsselt bei der Übertragung und verschlüsselt im Speicher.
Jede Handlung einer Person wird in ein Protokoll geschrieben, das das Programm weder ändern noch löschen kann. Das ist eine Regel in der Datenbank und keine Absprache: eine Änderung oder Löschung daran wird abgewiesen.

Herausholen und loswerden

Die Inhaberin oder der Inhaber eines Arbeitsbereichs kann an jedem Tag alles exportieren: jedes Angebot mit Auftraggeber, Preis, Ergebnis und, wo bekannt, dem Abstand zum Zuschlagspreis, dazu die Unterlagen des Betriebs mit Gültigkeit und Prüfsumme. Als CSV, das jede Tabellenkalkulation öffnet.
Ein Angebot, dessen Löschung verlangt wird, wird gelöscht — und die Löschung wird festgehalten.
Wird ein Konto geschlossen, verschwindet der Arbeitsbereich. Das Protokoll überdauert ihn mit Absicht: ein Nachweis einer Löschung, der mitgelöscht wird, weist nichts nach.

Wie lange etwas bleibt

Postfach und Angebote bleiben, solange der Arbeitsbereich besteht. Ein Angebotsdesk ist ein Archiv: Der Wert der Historie liegt darin, dass sie vier Jahre zurückreicht, und was gelöscht wird, kann kein späteres Angebot mehr belegen.
Die Berechtigung für ein Postfach bleibt, bis sie entzogen wird — von Ihnen bei Google oder Microsoft, oder in Offerium. Der hinterlegte Schlüssel wird dabei gelöscht.
Ihre Anfrage über das Formular für frühen Zugang bleibt, bis wir Ihnen geschrieben haben und Sie entweder Kundin oder Kunde sind oder abgesagt haben.
Das Protokoll überdauert den Arbeitsbereich mit Absicht. Es hält fest, wer was wann freigegeben hat — auch die Löschung selbst.

Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht. Schreiben Sie an die oben genannte Adresse; wir antworten innerhalb eines Monats.

Betrifft Ihre Anfrage die Post, die Angebote oder die Unterlagen eines Kundenbetriebs, ist dieser Betrieb Verantwortlicher. Richten Sie die Anfrage dorthin — Offerium ist verpflichtet, ihm dabei zu helfen, und tut es.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Das Angebot bereitet die Maschine vor, freigegeben wird es von einem Menschen mit Namen. Das ist das Grundprinzip des Produkts und kein Zugeständnis an den Datenschutz.

Unabhängig davon können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für unseren Sitz zuständigen Landesbehörde oder bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts.

Änderungen, und ein Satz in eigener Sache

Das Datum oben ist der Stand dieser Fassung. Ändert sich etwas daran, was Offerium mit Ihren Daten tut, sagen wir es den Kunden, statt es hier zum Finden hinzulegen.

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